Die Datenschutzgrundverordnung DSGVO
Organisation der Umsetzung
Festlegen einer in der Sportunion Urfahr für die Umsetzung der DSVGO Bestimmungen zuständigen Personengruppe !
Obmann Martin Grafinger - für die Verarbeitung verantwortlich
ObmannStv. Harald Panhofer
Kassier Robert Fetzer - für die Verarbeitung verantwortlich
Kassier Stv. Mag. Ricarda Grafinger-Denk
Vollständige Vorstandsliste wird alle zwei Jahre in der Vereinsinfo bekanntgegeben. Zusätzlich werden die Polizei Linz, das Sportamt der Stadt Linz, Union Bezirksverband Linz/Stadt, Union OÖ sowie die OÖ Landessportdirektion informiert.
Ermittlung des derzeitigen Zustandes ( Ist Analyse)
Über welche personenbezogene Daten verfügt der Verein ?
a) Damengymnastik, Herren- und Kinderturnen, unterstützende Mitglieder und Hobbysportler: Vor- und Zuname, Adresse, PLZ, Ort, Geburtsdatum, Geschlecht, Geburtsort, Telefonnummer, E-Mailadresse, tw. Fotos, ev. Sozialversicherungsnummer, Staatsbürgerschaft und Bankverbindungen.
b) Bogensport, Badminton, Tischtennis, Racketlon und Stocksport: Allgemeine Daten wie im Punkt a. Zusätzlich Fotos bei Erstellung von Spielerpässen im Leistung und Meisterschaftsbetrieb in Fachverbänden. Weitergabe schriftlich oder digital.
Vereinsvorstand: Daten wie im Punkt a.
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Woher kommen die bereits vorhandenen Daten und auf welcher Grundlage wurden sie erhoben?
Es liegt ein Mitgliedsvertrag (Beitrittserklärung) zwischen den Mitgliedern und dem Verein vor. Die elektronische Datenverarbeitung wird vom Vertragswerk gedeckt. Die betroffenen Personen geben mit dem Zustimmungslink die Einwilligung und nehmen die in der Beitrittserklärung angeführten Informationen mit ihre Unterschrift zur Kenntnis.
Wozu dienen diese personenbezogene Daten?
Vor- und Zunahme, Adresse, PLZ, Ort, Geburtsdatum, Geschlecht dienen für statistische Zwecke (alle 2 Jahre Vereinserhebungsbogen an die Stadt Linz), für die Vorschreibung der Mitgliedsbeiträge, für Eingaben von Ehrungen bei Dach- , Fachverbände, Polizei Linz. Stadt Linz, Land OÖ, Landessportdirektion und Bundesorganisationen, Geschlecht für Adressenetiketten bei Versand der Vereinsinformation, bei Todesfällen für Erstellung eines Nekrologs. Die Weitergabe personenbezogener Daten im Wettkampfsport erfolgt mittels Formular oder online.
E-Mailadresse, Telefonnummer (Festnetz/Handynummer) für die tägliche Vereinsarbeit im informativen und organisatorischen Bereich. Verständigungen bei akuten Abweichungen im Trainings- und Meisterschaftsbetrieb (Erkrankungen nicht ehrenamtlicher Übungsleiter, kurzfristige Sperren von Trainings- und Spielhallen,
Sozialversicherungsnummer nur bei Unfällen mit Personenschäden, Fotos bei Erstellung von Spielerpässen im Meisterschaftsbetrieb und tw. für Ehrungen,
Staatsbürgerschaft nur bei Antragstellung für Ehrungen.
Die Mitgliederliste wird in einer Excel Liste geführt, gespeichert und zusätzlich mit einer bestimmten Software gesichert.
Der Zugriff der personenbezogenen Daten ist eingeschränkt (Obmann, Finanzreferent und Fachwart).
Mitgliedsverwaltung
Nach Beendigung einer Mitgliedschaft werden alle Daten- soweit kein Rückstand an Zahlungen (offener Mitgliedsbeitrag oder sonstige berechtigte Forderungen) seitens des Mitgliedes besteht und die Daten auch nicht zur Geltendmachung oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen des Vereines benötigt werden- nach Ablauf eines Jahres nach Austritt gelöscht.
Personen, die vor Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung schon Vereinsmitglied waren, werden in der Vereinsinfo über die DSGVO informiert.
Ein Verzicht auf Zusendung einer Vereinsinfo kann über die Vereinsmailadresse office@unionurfahr.at verlangt werden.
Die Einwilligung im Zuge der Beitrittserklärung am Anmeldeformular erfolgt mit dem Ankreuzen des Zustimmungslinks.
Vereinsinformation
Allgemeine Informationen über das Vereinsgeschehen, über das Sportprogramm, detaillierte Sparteninformationen, Veranstaltungen, Vereinsschaukasten, Sportfeste etc.
Die Vereinsinformation erscheint 3x jährlich. Die Anmeldung für die Zusendung erfolgt über das Anmeldeformular durch Ankreuzen des entsprechen Zustimmungslinks, die Abmeldung kann mittels E-Mail an den Verein oder die Vereinsadresse (Freistädterstraße 27a, 4040 Linz) erfolgen. Diese E-Mails werden vom Verein administriert.
Buchhaltung
Die Buchhaltung dient zum Zwecke der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen und zur Führung des Kassenberichts (Ein- und Ausgabenrechnung, Vermögensübersicht). Der jeweilige Jahres- und Spartenbeitrag wird alle zwei Jahre (in den geraden Jahren) von der Vereinsleitung vorgeschlagen und in der Jahreshauptversammlung beschlossen. Der vorgeschriebene Betrag ist spätestens bis 31. März des Jahres zu entrichten. Die Kinder der Mini- und Midigruppe werden abweichend jeweils von Jänner - Juni und September - Dezember abgerechnet.
Bei Nichtzahlung der vorgeschriebenen Beiträge wird nach einem üblichen Mahnverfahren der Akt zur Bearbeitung an ein Inkassobüro weitergeleitet.
Die Daten der nicht ehrenamtlichen ÜbungsleiterInnen sind auf den pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen (PRAEs) enthalten und liegen in der Buchhaltung auf.
Linz, 3. April 2018
UU KiFri